احتمالا شما هم با این چالش مواجه شده اید که هنگام انجام پاورپوینت دانشجویی و یا ساخت پاورپوینت برای شرکت و سازمان خود، هنگامی که ویدیو، تصاویر، صدا و اسلایدهای بیشتری اضافه می کنید، اندازه فایل نیز افزایش می یابد و شما را هنگام باز کردن یا کارکردن با آن، با مشکل مواجه می سازد. خوشبختانه، تکنیک های خوبی وجود دارد که به شما کمک می کند حجم فایل های پاورپوینت خود را کاهش دهید. ما در این مقاله شما را با 7 راهکار کاهش حجم پاورپوینت آشنا کرده ایم. همچنین بهترین برنامه ها و وب سایت ها برای کاهش حجم پاورپوینت آنلاین را به شما معرفی کرده ایم. پس تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید.
7 راهکار عالی برای کاهش حجم پاورپوینت
شما با روش های مختلفی می توانید حجم ارائه های پاورپوینت بزرگ را کاهش دهید. رایج ترین روش برای کاهش حجم یک فایل پاورپوینت فشرده سازی تصاویر، ویدئو و صدا است. با این حال، میتوانید از روش‌های دیگری نیز برای کوچکتر کردن فایل‌ها از جمله ذخیره رسانه و فایل های پاورپوینت در قالب های دیگر و تبدیل یا حذف اشیاء تعبیه شده استفاده کنید.
در نظر داشته باشید که بسته به نسخه پاورپوینت، اندازه صفحه و تنظیمات پنل کنترل و دکمه ها ممکن است به شیوه‌ای متفاوت نمایش داده شوند. به عنوان مثال، تب Picture Tools Format ممکن است به صورت Picture Format ظاهر شود. قبل از فشرده سازی فایل لازم است اندازه فایل پاورپوینت را بدانید برای اینکار کافیست: روی تب File در نوار روبان کلیک کنید. سپس روی Info کلیک نمایید. در قسمت Properties، اندازه فایل در کنار Size فهرست شده است. با مطالعه ادامه مطلب می توانید با 7 راهکار فشرده سازی پاورپوینت آشنا شوید.
1. حجم تصاویر را کاهش دهید
کاهش حجم یک یا همه عکس های موجود در فایل پاورپوینت، یکی از رایج ترین راه های فشرده سازی پاورپوینت است. برای فشرده سازی یک تصویر انجام مراحل زیر ضروری است:
- در نمای عادی، یک تصویر روی تصویر را در یک اسلاید انتخاب کنید.
- روی تب ابزارهای Picture Format یا Format Picture در نوار روبان کلیک کنید.
- در گروه Adjust روی Compress Pictures کلیک کنید. یک کادر ظاهر می شود.
- اگر می‌خواهید فقط تصویر فعلی را فشرده کنید، گزینه اول را فقط برای اعمال این تصویر انتخاب کنید یا اگر می‌خواهید همه تصاویر موجود در ارائه را فشرده کنید، علامت این گزینه را بردارید.
- اگر تصاویر را برش داده‌اید و می‌خواهید مناطقی را که با برش حذف کرده‌اید به‌طور دائم حذف کنید، گزینه دوم برای حذف مناطق برش‌خورده از تصاویر را انتخاب کنید.
- وضوح سند مورد نظر را انتخاب کنید.
- روی OK کلیک کنید.
حتماً پس از فشرده سازی، تصاویر را بررسی کنید تا مطمئن شوید که از کیفیت آن ها راضی هستید. اگر قبل از فشرده سازی تصاویر، یک کپی از ارائه ایجاد کنید، در صورت لزوم می توانید به نسخه اصلی برگردید.
2. به جای کپی و پیست کردن تصاویر، آن ها را درج (Insert) کنید
به شما پیشنهاد می کنیم تصاویر را به جای کپی (یا کشیدن و رها کردن) در فایل پاورپوینت درج کنید. هنگامی که یک تصویر را در یک ارائه کپی و جای‌گذاری می‌کنید، می‌تواند ویژگی فشرده سازی را از دست داده و اندازه فایل را افزایش دهید. برای درج تصویر در اسلاید پاورپوینت مراحل زیر را طی نمایید.
- در نمای عادی، اسلایدی را که می‌خواهید در آن تصویر درج کنید، نمایش دهید.
- روی زبانه Insert در نوار و سپس روی گزینه Pictures نسخه های 2013 و Picture در نسخه های جدید تر کلیک کنید. همچنین می توانید روی نماد Pictures یا Picture در یک اسلاید کلیک کنید، یک کادر محاوره ای ظاهر می شود.
- به محل عکس بروید.
- تصویر را انتخاب کنید و روی Insert کلیک کنید یا روی عکس دوبار کلیک کنید.
3. از فایل های تصویری کوچکتر استفاده کنید
انتخاب تصاویر در اندازه های کوچکتر، راه حلی مناسب برای کاهش می باشد. به عنوان مثال، اگر تصویری را از تلفنی که با وضوح بالا گرفته شده اند وارد می‌کنید، این کار منجر به ایجاد پاورپوینت های با حجم بالا می‌شود. بهتر است تصاویر با وضوح پایین‌تر را در فایل های پاورپوینت خود قرار دهید. شما می توانید یک تصویر را در یک برنامه ویرایش تصویر (مانند Microsoft Picture Manager یا Adobe Photoshop ) باز کنید و سپس آن را با وضوح کمتر ذخیره نمایید. یکی از بزرگ‌ترین عواملی که باعث افزایش حجم فایل ها می‌شود، مدل‌های سه بعدی هستند. مدل‌های سه بعدی نوعی تصویر هستند. شما نمی‌توانید مدل های سه بعدی را مانند سایر انواع تصاویر فشرده کنید، بنابراین ممکن است لازم باشد مدل‌های سه‌بعدی را حذف کنید یا اگر اندازه فایل مشکل دارد، به جای طرح سه بعدی از یک تصویر استفاده نمایید.
4. تصاویر را به نوع فایل دیگری تبدیل کنید
قبل از درج یک تصویر در پاورپوینت، می توانید آن را در یک برنامه ویرایش تصویر مانند Microsoft Picture Manager یا Adobe Photoshop باز کنید و سپس از Save As برای ذخیره تصویر در فرمت دیگری استفاده کنید. فرمتی که منجر به کوچکترین اندازه می شود معمولا فرمت JPEG یا JPG است. برای ذخیره سازی تصویر در فرمت های گفته شده باید مراحل زیر را طی کنید:
- روی عکس کلیک راست نمایید، یک منوی کشویی ظاهر می شود.
- Save as را انتخاب کنید، یک کادر محاوره ای ظاهر می شود.
- پوشه ای که قصد دارید تصویر را در آن ذخیره کنید انتخاب نمایید.
- نام مورد نظر را برای فایل وارد کنید و سپس یکی از فرمت های JPG یا PNG را انتخاب کنید.
- روی گزینه ذخیره کلیک کنید.
5. فایل های صوتی و تصویری را فشرده کنید
در نسخه های 2010 و نسخه های بعدی پاورپوینت، فایل‌های صوتی و تصویری به جای پیوند به فایل های اصلی در ارائه ها قابلیت کپی شدن دارند. شما با فشرده سازی فایل های صوتی و تصویری در ارائه های پاورپوینت علاوه بر کاهش حجم پاورپوینت، میتوانید عملکرد پخش را بهبود بخشید. به این نکته توجه داشته باشید که شما میتوانید فایل ها را در سطوح مختلف کیفیت فشرده نمایید.
این نکته را در نظر داشته باشید که برخی از فرمت های فایل ویدیویی قدیمی ممکن است به درستی فشرده یا صادر نشوند. زیرنویس های تعبیه شده و آهنگ های صوتی جایگزین در فرآیند فشرده سازی از بین خواهند رفت. در صورتی که قصد فشرده سازی رسانه در پاورپوینت را دارید مراحل زیر را به ترتیب انجام دهید:
- ارائه ای را باز کنید که حاوی فایل‌های صوتی یا ویدیویی است که می‌خواهید فشرده کنید.
- در کپی، روی تب File در نوار روبان کلیک کنید.
- گزینه Info انتخاب کنید.
- در قسمت Media Size and Performance، روی Compress Media کلیک کنید. یک کادر ظاهر می شود.
- گزینه فشرده سازی مورد نظر را انتخاب کنید. یک کادر ظاهر می شود که نشان می دهد فشرده سازی رسانه در حال انجام است. پاورپوینت نشان می دهد که چقدر فضای ذخیره شده است.
- در انتها زمانی که فشرده سازی کامل شد، گزینه Close را انتخاب نمایید.
6. پاورپوینت را با فرمت PDF ذخیره کنید
شما با ذخیره سازی فایل پاورپوینت در قالب فایل PDF می توانید حجم آن را تا حدودی کاهش دهید و به راحتی آن را با دیگران به اشتراک بگذارید. همچنین می توانید تصاویر را در طول فرآیند فشرده سازی کنید. برای ذخیره یک فایل پاورپوینت به صورت PDF و فشرده سازی تصاویر گذراندن مراحل زیر ضروری است:
- روی تب File در نوار روبان کلیک کنید.
- Save As را انتخاب کنید و در صورت لزوم روی گزینه ها یا More Options کلیک کنید. یک کادر ظاهر می شود.
- به محل مورد نظر رفته و نامی برای فایل وارد کنید. می توانید از همان نام استفاده کنید زیرا پسوند متفاوت خواهد بود (PDF).
- در قسمت File Type، PDF را انتخاب نمایید.
7. یک کپی از فایل های پاورپوینت بزرگ ذخیره کنید
یک کپی از فایل پاورپوینت اصلی را به صورت دوره ای با استفاده از Save As ذخیره کنید و نام دیگری را به فایل بدهید. اگر یک کپی را با استفاده از Save As ذخیره کنید، تاریخچه نسخه و برخی از داده های ویرایش در طول فرآیند حذف می شود و این باعث کاهش حجم فایل می شود. برای ذخیره یک کپی از ارائه پاورپوینت مراحل زیر را طی نمایید:
- روی تب File در نوار روبان کلیک کنید.
- Save As را انتخاب کنید. یک کادر ظاهر می شود.
- مکان ذخیره فایل جدید را انتخاب نمایید.
- یک نام جدید برای فایل ارائه وارد کنید.
- در نهایت گزینه ذخیره را انتخاب نمایید.
مشکلات ناشی از پاورپوینت هایی با حجم بالا
فایل‌های پاورپوینت بزرگ باعث بروز انواع مشکلات رایج می‌شوند. بعضی از این مشکلات می توان به موارد زیر اشاره کرد:
1. امکان ارسال فایل سخت می شود
اکثر ابزارها برای ارسال فایل مانند ایمیل، اندازه فایل‌هایی را که میتوانید به اشتراک بگذارید، محدود می‌کنند. اگر پاورپوینت شما حاوی محتوای زیادی، به ویژه عکس ها و فیلم ها باشد، ممکن است اشتراک گذاری آن دشوارتر باشد. فشرده سازی پاورپوینت تضمین می کند که محتوای یکسانی درست به اندازه یک فایل کوچکتر به اشتراک گذاشته می شود.
2. فضای زیادی جهت ذخیره سازی نیاز دارد
فایل های پاورپوینت با حجم بالا فضای زیادی از کامپیوتر شما را اشغال می کند. با فشرده سازی فایل پاورپوینت، فضایی را برای ذخیره اسناد مهمتر در رایانه خود باز می کنید.
3. هنگام ارائه، فایل پاورپوینت بسیار کند باز می شود
زمانی که حجم فایل پاورپوینت شما کاهش یابد، با صرف زمان کمتر در انتظار برای آپلود فایل، می توانید توجه خود را به کارهای مهم دیگری معطوف کنید.
علل مختلفی از جمله تعداد تصاویر و ویدیو های بارگذاری شده می تواند باعث این اتفاق ها شود. اکثر کاربران محتوا پاورپوینت خود را اضافه و ویرایش می کنند و عموماً عواقب اقدامات خود را از نظر اندازه فایل نمی دانند. البته ناگفته نماند که پاورپوینت همیشه 100٪ بر روی پایین نگه داشتن اندازه کلی فایل متمرکز نیست و دارای برخی ویژگی های جالب است که می تواند اندازه را به طور غیر منتظره افزایش دهد. هر دوی این عوامل می توانند در ایجاد یک فایل پاورپوینت با حجم بالا تاثیر گذار باشند. منطقی است که اگر بدانید چه عناصری باعث افزایش اندازه فایل می شوند، کاهش حجم یک فایل پاورپوینت بسیار ساده تر است!
آیا کاهش حجم پاورپوینت با گوشی امکان پذیر است؟
بعضی از افراد تمایل دارند با کمک گوشی فایل پاورپوینت را آماده کنند و بدون استفاده از کامپیوتر، ویرایش ها و اصلاحات لازم را انجام دهند. حجم فایل بزرگ یک مشکل رایج در پاورپوینت است. با فشرده سازی فایل پاورپوینت خود می توانید به بهبود سرعت ارائه فایل ها کمک کنید. شما با کمک گوشی مطابق راهکارهای ذکر شده در قسمت قبلی می توانید حجم فایل های پاورپوینت را کاهش دهید. پس پاسخ سوال” آیا کاهش حجم پاورپوینت با گوشی امکان پذیر است؟” بله است.
برنامه کاهش حجم پاورپوینت
امروزه برای انجام کار های بسیاری نرم افزار ها و برنامه هایی تولید شده اند که کار کردن با آنها بسیار راحت است و منجر به صرفه جویی در وقت افراد می شود. خوشبختانه یکی از روش های کاهش حجم پاورپوینت استفاده از برنامه هایی به نام FILEminimizer Suite و NXPowerLite Desktop می باشد. شما به راحتی می توانید این برنامه ها را به صورت رایگان دانلود نمایید و با کمک آن ها حجم پاورپوینت را کاهش دهید. این دو برنامه حین فشرده سازی، حداکثر کیفیت فایل شما را حفظ می نمایند.
کاهش حجم پاورپوینت آنلاین
اگرچه ما در قسمت قبلی نحوه کاهش حجم پاورپوینت را آموزش داده ایم اما بسیاری از افراد هستند که به دلیل عدم تسلط بر نرم افزار پاورپوینت، نمی تواند حجم فایل های خود را کاهش دهند. جای هیچ نگرانی نیست چرا که سایت هایی هستند که از طریق آنها می توان برای کاهش حجم پاورپوینت آنلاین اقدام نمود. تنها کافیست فایل پاورپوینت خود را در یکی از این سایت ها آپلود کرده و پاورپوینتی با حجم کمتر دریافت نمایید. شما می توانید برای کاهش حجم پاورپوینت با گوشی هم از این وب سایت ها استفاده نمایید.
کلام پایانی
ما در این مقاله از مشکلات ناشی از فایل های پاورپوینت با حجم بالا صحبت کردیم و شما را با نحوه کاهش حجم پاورپوینت آشنا نمودیم. همچنین سایت های کاهش حجم پاورپوینت آنلاین را به شما معرفی کردیم. با این حال چنانچه شما به دلیل عدم وقت و یا مهارت کافی در انجام پاورپوینت و یا کاهش حجم آن، با مشکلی روبرو شدید، می توانید با مشاوران ما در واحد پشتیبانی تماس بگیرید و طراحی و انجام پاورپوینت خود را به ما بسپارید. کارشناسان مجموعه آماده خدمت رسانی به شما عزیزان هستند.
سوالات رایج در رابطه با نحوه کاهش حجم پاورپوینت
بله. وبسایت هایی وجود دارند که تنها با آپلود فایل پاورپوینت می توانید، پاورپوینت های خود را فشرده سازی نمایید.
دلیل اصلی زیاد شدن حجم فایل پاورپوینت اضافه کردن تصاویر و فایل های صوتی و تصویری است.
بله. چنانچه فایلی پاورپوینتی دارید و قصد دارید حجم آن را کاهش دهید، می توانید با کارشناسان ما تماس بگیرید و بعد از هماهنگی های لازم فایل را جهت اصلاح و فشرده سازی ارسال نمایید.
محدودیت اندازه فایل برای ویرایش یک سند در پاورپوینت 300 مگابایت است.
ممنون.
آموزش خوب و کاملی بود.
بین برنامه هایی که واسه کاهش حجم پاورپوینت معرفی کردید، بنظرتون کدوم بهترن؟
ممنون از شما.
هر 2 برنامه FILEminimizer Suite و NXPowerLite Desktop برنامه های بسیار خوبی هستند.