قفل کردن فایل پاورپوینت، چه بهطور کامل و چه فقط برای جلوگیری از ویرایش، روشی رایج برای حفظ محرمانگی اطلاعات اسلایدها یا اعتبار آنها است. ما اینجا روش 8 مرحلهای از طریق گزینه Info (Protect Presentation) و همچنین نحوه رمزگذاری روی فایل پاورپوینت از طریق گزینه پیشرفتهتر Save As را توضیح میدهیم. نکات و ترفندهایی مانند Digital Signature، سایتهای شکستن قفل پاورپوینت آنلاین و اینکه چگونه پاورپوینت را فقط خواندنی کنیم نیز توضیح داده میشوند.
چرا روی فایل پاورپوینت رمز عبور میگذاریم؟
بیشتر افراد ترجیح میدهد روی فایل pptx خود پسورد بگذارند، زیرا اسلایدهایشان حاوی اطلاعات شخصی (عکسهای خانوادگی، خاطرات، یادداشتهای شخصی و …) یا حساس (اسناد کاری، داراییها، دادههای سازمانی و …) است. البته نگرانی همیشه از افشای اطلاعات نیست؛ گاه هدف ما میتواند جلوگیری از ویرایش پاورپوینت باشد (یعنی تهیه نسخه Read-only و رمزگذاری پاورپوینت فقط برای modify که در ادامه توضیح خواهیم داد).
دیگر دلایل رمزگذاری فایل پاورپوینت، ممکن است اینها باشند:
- کنترل دسترسی در محیطهای شرکتی و آموزشی برای حفظ اصالت و اعتبار نسخه اصلی
- امنیت در فضای ابری (در صورت هک شدن حافظه ابری، فایل ارائه هنوز غیرقابلاستفاده میماند.)
- رعایت قوانین محرمانه در سازمانهای تحقیقاتی، دولتی، پزشکی و مالی
- پیشگیری از سرقت فکری یا plagiarism و دزدیده نشدن ایدههای نو در ارائههای علمی یا محتواهای دستاول توسط افراد غیرمجاز
نحوه رمزگذاری روی فایل پاورپوینت با گزینه Info در 8 مرحله
گزینه Info و Protect Presentation، سریعترین راه رمزگذاری فایل پاورپوینت است. امکان مشاهده فایل ارائه بدون پسورد بعد از این روش رمزگذاری، وجود نخواهد داشت. بدین منظور:
1- فایل پاورپوینت مورد نظر خود را باز کنید.
2- در نرمافزار Microsoft PowerPoint، به سربرگ File (در نوار بالای صفحه، سمت چپ) بروید. فهرستی از گزینهها زیر آن باز میشود. گزینه Info را بزنید (احتمالاً همان ابتدا بهطور پیشفرض روی این گزینه قرار دارید).
3- در قسمت میانی صفحه، گزینههایی پدیدار میشوند. از بین آنها، روی Protect Presentation که معمولاً همان اولین مورد است، کلیک کنید.
4- فهرستی زیر گزینه Protect Presentation باز میشود. مورد دوم در فهرست، یعنی Encrypt with Password را انتخاب کنید.
5- پنجره کوچکی نمایان میشود که کادری برای تایپ کردن در میانه آن وجود دارد. پسورد پاورپوینت (همان رمز موردنظرتان) را در آن کادر بنویسید و سپس دکمه OK را بزنید.
6- دوباره پنجره کوچک دیگری را خواهید دید که از شما میخواهد همان رمز یا کلمهای عبوری که الان نوشتید را دوباره تایپ کنید. بعد از تایپ مجدد، دوباره OK را بزنید.
7- حال با استفاده از گزینه Save زیر سربرگ File (همانجا سمت چپ) تغییرات فایل پاورپوینت خود را ذخیره کنید.
8- رمزگذاری فایل پاورپوینت شما انجام شده است. میتوانید آن را ببندید و دوباره باز کنید. مشاهده خواهید کرد که برای باز کردن فایل، باید کلمه عبور وارد کنید.
نکته فوقالعاده مهم: حتماً بعد از تعیین رمز روی فایل پاورپوینت، گزینه Save را بزنید و فایل ارائه را ذخیره کنید. در صورت عدم ذخیره، ممکن است تغییرات اعمال نشوند و فایل شما همچنان بدون رمز بماند.
نکته دوم: اگر اطلاعات اسلایدهای شما مهم یا حساس است، ترجیحاً یک نسخه کپی بدون رمز از قبل از آن تهیه کنید و آن را در حافظه امنی نگه دارید. زیرا اگر بعد از رمزگذاری، پسورد پاورپوینت را فراموش کنید، دیگر به اطلاعات اسلایدهای خود دسترسی نخواهید داشت.
نحوه حذف پسورد فایل پاورپوینت در این روش
فایل پاورپوینت رمزگذاریشده را (با وارد کردن پسورد آن) باز کنید. سپس درون نرمافزار PowerPoint، به سربرگ File و گزینه Info بروید. آنگاه در وسط صفحه، روی Protect Presentation کلید کرده و سپس گزینه Encrypt with Password را بزنید. در پنجره کوچکی که باز میشود، پسورد موجود در کادر متن را پاک کنید. سپس OK را بزنید. اکنون فایل شما دیگر رمز ندارد.
قفل کردن فایل پاورپوینت با پسورد از طریق Save As (روش پیشرفتهتر)
گزینه Save As شبیه به گزینه Password Presentation (که در بخش قبل توضیح دادیم) نتیجه میدهد؛ اما امکاناتش کمی متنوعتر و ابزارهایش کاملتر هستند. با این روش، شما میتوانید:
- رونوشت جدید فایل پاورپوینت را قفل کنید؛ اما فایل اصلی را بدون رمز نگه دارید. یا روی همان فایل اولیه رمز بگذارید.
- اجازه مشاهده اسلایدها بدون رمز را به کاربر بدهید؛ اما فقط برای ویرایش آن رمز بگذارید.
- هم برای مشاهده و هم ویرایش فایل pptx رمز بگذارید.
- ذخیره و رمزگذاری فایل پاورپوینت را همزمان انجام دهید.
همانطور که احتمالاً میدانید، گزینه Save As مختص ذخیره فایل ارائه با فرمتهای گوناگون (pptx، pdf، ppsx، png، mp4 و …) است. اما هنگام ذخیره با فرمت اصلی پاورپوینت یعنی pptx، شما انتخابهایی نیز برای قفل کردن اسلایدها دارید. بدین منظور:
1- فایل ارائه خود را باز کنید.
2- به سربرگ File بروید و گزینه Save As را بزنید.
3- در سمت راست صفحه، مطمئن شوید که گزینه Computer (یا در بعضی نسخهها My PC) انتخاب شده باشد و سپس در کنار آن، گزینه Browse را بزنید.
4- در پنجره جدیدی که باز میشود، بگردید و محل ذخیره فایل pptx خود را انتخاب کنید. پایین پنجره در کادر File name، نام فایل خود را برای ذخیره بنویسید. همچنین زیر آن، مطمئن شوید که روبروی Save As Type، گزینه PowerPoint Presentation (*.pptx) فعال باشد.
نکته: در گام 4، اگر دقیقاً به صورتی که گفته شد پیش بروید نسخه جدیدی ازاسلایدهای شما ایجاد خواهد شد که دارای رمز خواهد بود. اما نسخه قبلی در همان محل قبلی بدون رمز میماند. اگر میخواهید همان نسخه قبلی در محل قبلی رمزدار شود، باید دقیقاً همان محل قبلی و همان نام قبلی را برای ذخیره فایل خود انتخاب کنید.
5- پیش از نهاییسازی ذخیره و زدن دکمه Save در پایین پنجره، یک گام مهم دیگر وجود دارد. روی گزینه Tools که دقیقاً در کنار دکمه Save در پایین پنجره قرار دارد کلیک کنید.
6- در لیستی که باز میشود، گزینه General Options را بزنید. پنجره جدیدی باز میشود که دو کادر مختلف برای تایپ دارد. هر کادر، یک نحوه رمزگذاری روی فایل پاورپوینت را ممکن میسازد: کادر Password to open که رمز قویتری است و مشابه روش اول (روش Protect Presentation که بالاتر توضیح دادیم) عمل میکند؛ یعنی چه برای باز کردن و چه ویرایش کردن اسلایدها، به پسورد پاورپوینت نیاز خواهد داشت. کادر دوم Password to modify، فقط برای ویرایش اسلایدها رمز میگذارد؛ اما امکان مشاهده اسلایدها بدون رمز عبور را فراهم میکند.
7- با توجه به نیاز خود، در هر یک از کادرهای بالا، رمز مورد نظر را تایپ کنید. سپس OK را بزنید و یک بار دیگر رمز را وارد کنید. در آخر، گزینه Save را در پنجره Save As بزنید.
دیگر راههای محدود کردن و رمزگذاری فایل پاورپوینت
بهجز دو روش اصلی و رایجی برای رمزگذاری روی فایل پاورپوینت که بیان کردیم، روشهای مختلف دیگری، هرکدام با مزایا و معایب خاص خود، نیز وجود دارند. اینها شامل Read-only کردن، امضای دیجیتال و استفاده از نرمافزارهایی بهجز Microsoft PowerPoint میشوند. تفاوت آنها در سطح امنیت، مناسب بودن برای فضای ابری یا رعایت حقوق قانونی است.
فقط خواندنی کردن (Read-Only) فایل پاورپوینت (روش Mark As Final)
خواندنی کردن یا Read-Only کردن پاورپوینت (بدون پسورد) یک روش رایج برای جلوگیری از ویرایش پاورپوینت توسط افراد متفرقه است. بهطور پیشفرض نمیتوان روی فایلهای Read-Only هیچ تغییری انجام داد. البته گاه کاربر در صورت داشتن مجوزهای دسترسی، میتواند با تغییر آپشنها، آن را، یا یک رونوشت از آن را، به نسخه قابلویرایش تبدیل کند. اما هنوز هم روش خوبی برای جلوگیری از ویرایش پاورپوینت (بهخصوص توسط افراد ناشناس) به شمار میرود.
بدین منظور، کافی است:
1- فایل pptx مورد نظر خود را باز کنید.
2- در نرمافزار MS PowerPoint، به سربرگ File و سپس گزینه Info بروید.
3- گزینه Protect Presentation را بزنید.
4- گزینه Mark As Final را بزنید.
5- در پنجره کوچکی که باز میشود، OK را بزنید.
6- اگر پنجره دیگری نیز ظاهر شد، مجدداً OK را بزنید.
رمزگذاری فایل پاورپوینت آنلاین با حساب مایکروسافت
پس از رفتن به سربرگ File و قسمت Info، زیر گزینه Protect Presentation دو گزینه Restrict Access و Add a Digital Signature را نیز علاوه بر موارد دیگر میبینید. البته این روشهای حفاظت از فایل پاورپوینت، مانند روشهای دیگر (که در بخش قبل شرح دادیم) آفلاین نیستند؛ یعنی به اتصال اینترنت و ورود به حساب مایکروسافت نیاز دارند.
- با گزینه Restrict Access میتوانید تعیین کنید از بین کاربرانی که دسترسی آنلاین به فایل دارند، دقیقاً چه کسی میتواند، یا نمیتواند ارائه را مشاهده، ویرایش یا چاپ کند. این قابلیت از طریق Microsoft Rights Management فعال میشود.
- Digital Signature یا امضای دیجیتال، یک کد رمزنگاریشده منحصربهفرد است که میتواند فقط به یک شخص تعلق داشته باشد. با استفاده از گزینه Add a Digital Signature، اطمینان حاصل میکنید که هیچکس حق ویرایش فایل ارائه شما را نداشته باشد. همچنین تعلق قانونی اسلایدها همیشه برای چاپ، نشر و … همیشه مختص شخص شما خواهد بود.
رمزگذاری پاورپوینت با نرمافزار FolderLock و ...
اگر بسیار حساس هستید و میخواهید فایل پاورپوینت شما مطمئنتر قفل شود، یا علاوه بر قفل اول، قفل دیگری روی آن بگذارید، میتوانید دانلود برنامه قفل فایل ویندوز را امتحان کنید. برنامههایی مانند FolderLock، AxCrypt و Lock Folder XP، انتخابهای خوبی هستند. اینها نهفقط برای رمزگذاری فایل پاورپوینت، بلکه برای قفل گذاشتن روی هر نوع فایل در ویندوز 10 بسیار کاربرد دارند.
نحوه شکستن قفل پاورپوینت آنلاین و آفلاین
تعداد زیادی از افراد میپرسند که اگر رمز فایل پاورپوینت را فراموش کردهایم و باز نمیشود، چه کار کنیم؟ رفع قفل شدن پاورپوینت، کار سادهای نیست و هیچ ضمانتی وجود ندارد که اصلاً ممکن باشد (بسته به شیوه اولیه و نحوه رمزگذاری روی فایل پاورپوینت).
بااینحال، گفته میشود که در حالت آفلاین، نرمافزارهایی مانند Passper for PowerPoint برای شکستن قفل پاورپوینت خوب عمل میکنند. همچنین ابزارها و سایتهای آنلاین شکستن قفل فایل مانند موارد زیر ممکن است برای حذف رمز فایل پاورپوینت شما، گاهی عمل کنند:
جمعبندی
توجه کنید: هرچه رمز عبور پاورپوینت شما طولانیتر و پیچیدهتر باشد، احتمال شکستن قفل آن بسیار کمتر خواهد بود و در نتیجه، امنیت اطلاعات شما افزایش مییابد. البته پسورد طولانی، احتمال فراموشی را نیز دارد و در این صورت، معلوم نیست رفع قفل شدن پاورپوینت برای شما ممکن باشد یا نباشد (حتی با Passper for PowerPoint). بنابراین، میزان پیچیدگی رمز خود را متناسب با سطح محرمانگی یا حساسیت اطلاعات فایل pptx انتخاب کنید.
اگر رمزگذاری فایل پاورپوینت را انجام دادهاید و به دنبال باز کردن پسورد فراموششده یا طراحی مجدد آن هستید، با کارشناسان ما در پاورپوینت باما تماس بگیرید.
15% تخفیف برای اولین سفارش پاورپوینت در پاورپوینت باما
پرسشهای متداول کاربران درباره رمزگذاری پاورپوینت
برای تغییر پسورد، فایل پاورپوینت را باز کنید و به مسیر File / Info / Protect Presentation / Encrypt with Password بروید. پسورد فعلی را پاک کرده و سپس پسورد جدید را تایپ کنید. روی OK کلیک کنید و فایل را ذخیره کنید.
فایل پاورپوینت رمزگذاریشده در فضای ابری امن است، به شرط آن که پسورد قوی انتخاب شود و فایل از طریق سرویسهای معتبر مانند OneDrive یا SharePoint ذخیره شود.
برای باز کردن فایل فقط به صورت مشاهده، مسیر File / Info / Protect Presentation / Restrict Access را باز کنید و گزینه Read یا View only را انتخاب کنید. ایمیل افرادی که مجاز به مشاهده هستند را وارد کرده و تنظیمات را ذخیره کنید. یا با ابزار Tools (قسمت General Options) در گزینه Save As رمز Modify بگذارید.
بهطور مستقیم در پاورپوینت نمیتوان تنها چند اسلاید را قفل کرد. راهکار مناسب این است که اسلایدهای حساس را در یک فایل جداگانه قرار داده و آن فایل را رمزگذاری کنید.
اگر از پسورد قوی و پیچیده استفاده شود، شکستن آن تقریباً غیرممکن است. رمزهای ساده یا کوتاه ممکن است توسط ابزارهای آنلاین یا نرمافزارهای کرک هک شوند. بنابراین پیشنهاد میشود از پسورد طولانی و ترکیبی از حروف، اعداد و نمادها استفاده کرده و این رمز عبور قوی را با کسی به اشتراک نگذارید.